El análisis y descripción de puestos de trabajo es la clave para realizar una selección de personal eficiente. Te contamos como hacerlo.
ES:
Si estás leyendo esto, probablemente seas o quieras ser el/la encargado/a de realizar la selección de personal de tu empresa o proyecto. Y en esta tarea, debes tener clara una cosa: No puede existir una empresa sin una descripción de puestos de trabajo.
Y no, no es algo tan solo propio de las empresas grandes, al contrario de lo que se suele pensar. No recuerdo quién dijo una vez: “Da igual liderar un ejército de 10 personas o de 1000; solo necesitas una buena estrategia“. Lo mismo sucede con nuestras empresas.
Así que debes tener claro que el primer punto de tu lista es concienciarte -y transmitírselo a los directivos/as- de la necesidad de invertir en políticas de RRHH para gestionar al personal. Y concretamente, de apostar por la herramienta de RRHH más importante: el análisis y descripción de puestos de trabajo (ADPT).
¿Por qué es importante el análisis y descripción de puestos de trabajo (ADPT)?
EL ADPT es el elemento esencial de la gestión del personal y la columna de la empresa. En ocasiones, es considerado como una herramienta común de gestión, sin darle la importancia real que tiene y merece. Pero la realidad es que empezar una política de Recursos Humanos sin el análisis y descripción de puesto de trabajo es empezar la caja por el tejado.
Como responsables de la selección de personal y su gestión, debemos pensar en qué personal necesita nuestra empresa, para qué y qué objetivo pretendemos alcanzar con ello. Una vez definamos una premisa sobre la que trabajar, deberemos seguir preguntándonos múltiples cuestiones sobre el proceso que vamos a comenzar. Unos ejemplos:
¿Cómo vamos a atraer el talento a nuestra organización?
¿Cómo vamos a realizar una buena selección de personal?
¿Cómo vamos a ser ágiles en nuestra selección de personal si no sabemos lo que buscamos?
¿Cómo garantizamos la objetividad en nuestra selección de personal?
¿Cómo vamos a seleccionar a personas con valores adecuados a nuestra cultura de empresa?
¿Cómo vamos a reconocer las competencias necesarias en cada puesto?
¿Cómo vamos a adecuar los perfiles al puesto?
¿Cómo vamos a valorar los puestos de trabajo?
¿Cómo vamos a desarrollar la evaluación del desempeño?
¿Cómo vamos a implementar una política retributiva correcta?
¿Cómo vamos a diseñar planes de carrera?
¿Cómo vamos a realizar un plan de formación para nuestra organización?
¿Cómo le vamos a transmitir a nuestros trabajadores y trabajadoras las funciones, tareas y responsabilidades que esperamos?
¿Cómo vamos a saber los flujos de información y comunicación que hay entre las personas de mi organización?
Y un largo etcétera.
Puede que llegado a este punto del post, algunos/as penséis que no tenemos razón, y que vuestra organización funciona sin llevar a cabo nada de lo que hemos expuesto porque “siempre ha funcionado así”. De acuerdo, el componente del azar siempre juega su papel y puede que hayas tenido suerte.
Pero en Galejobs creemos en un sistema organizado y argumentado para saber que estás eligiendo al candidato/a adecuado a las necesidades de tu empresa. Realizar la descripción y análisis de puestos de trabajo (ADPT) no es obligatorio; pero es el pilar que hace que el departamento de Recursos Humanos funcione y se integre dentro de la estrategia de la empresa. Es la diferencia entre lanzar los dados y cruzar los dedos o analizar, planear y medir nuestro trabajo de forma que siempre tengamos motivos de peso para hacer lo que hemos hecho.
Para realizar la implantación de un sistema de ADPT, tendremos que creer fielmente en su implantación y crear la necesidad dentro de la organización para que, desde la Gerencia al auxiliar, crean y colaboren en su desarrollo. Eso sí, deberemos implantar un sistema sencillo y adecuado al presupuesto que tenemos. No por tener un sistema complejo y costoso tendrá más éxito, ya que puede crear desconfianza en el personal y ser visto como una pérdida de tiempo.
¿Cuál será nuestro objetivo en todo este proceso? Crear un sistema de ADPT sencillo, accesible a la organización, adaptable a las necesidades de la misma, dentro del presupuesto marcado, consensuado y validado por la dirección… y lo, más importante: confiar en él y USARLO.
Cómo hacer una descripción y análisis de puesto de trabajo
Los pasos para realizar una adecuada descripción y análisis de puesto de trabajo son:
Paso 1. Análisis de puestos de trabajo
1.Crear un comité de expertos y expertas para su desarrollo
2.Recogida de datos, apoyados en entrevistas personales, cuestionarios y observación directa.
Paso 2. Describir el puesto de trabajo.
Te indicamos a continuación los puntos que trabajamos en Galejobs para realizar una descripción completa del puesto de trabajo. En organizaciones más pequeñas, podremos prescindir de algunos de ellos.
1. UBICACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO: Ubicación del puesto, Organigrama, Colaboradores y pares directos
2. MISIÓN DEL PUESTO
3. RESUMEN DEL PUESTO
4. FUNCIONES Y TAREAS: Funciones principales, Exigencias del puesto, Tareas
5. DIMENSIONES DEL PUESTO
6. RESPONSABILIDADES DEL PUESTO: Sobre personas, sobre bienes, sobre la seguridad de otros, consecuencias sobre terceros.
7. DECISIONES QUE TOMA
8. AUTONOMÍA, DISPONIBILIDAD Y COMPLEJIDAD: Grado de autonomía del puesto, Control sobre el puesto, Disponibilidad del puesto, Complejidad y problemas a resolver del puesto.
9. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: Relaciones internas y externas
10. FUENTES DE INFORMACIÓN: Fuentes de información internas y externas
11. FORMACIÓN Y EXPERIENCIA: Formación académica necesaria previa al puesto, dividiéndola en básica, media, alta y superior; formación permanente exigida, formación complementaria, experiencia previa, otras experiencias complementarias
12. COMPETENCIAS: Competencias del puesto, Grado de competencia requerido
13. APTITUDES Y ACTITUDES: Aptitudes básicas requeridas y Actitudes básicas requeridas
14. AMBIENTE DE TRABAJO: Condiciones ambientales, Esfuerzo Físico, Horarios
15. MEDIOS: Herramientas, Instrumentos, Máquinas, Software, Otros
16. CONDICIONES DE TRABAJO: Eesfuerzo físico, tareas repetitivas, posturas, trabajos peligrosos, tareas complejas, nivel de exigencia, otros aspectos.
Ante todo recuerda que la ADPT debe centrarse en datos objetivos, no en juicios de valor. Nunca debemos centrarnos en la persona que ocupa el puesto actualmente y nunca deberá aparecer el nombre de ninguna persona en la redacción.
Por último, la descripción del puesto de trabajo está viva y debe modificarse tanto si hay cambios internos de la organización como si hay cambios externos a la misma -generalmente, relacionados con nuestra competencia y nuestro mercado-.
¿Necesitas ayuda?
Galejobs puede ayudarte a implementar esta herramienta de Recursos Humanos.
- ¿Quieres realizar tu mismo la descripción de puestos de trabajo de tu organización y necesitas refrescar conocimientos y procesos? Te formamos adecuándonos a tus necesidades, las de tu equipo y las de tu organización. Contáctanos en formación@galejobs.com
- ¿Necesitas contratar una consultora externa que desarrolle la descripción de puestos de trabajo de tu organización y quieres solicitar un presupuesto? Envíanos un email a comercial@galejobs.com o solicítalo en el formulario de la sección de Consultoría.
- ¿Tienes alguna duda en esta materia y simplemente necesitas hablar con alguien de RRHH especialista en la materia? Envíanos un mail a rrhh@galejobs.com
GAL:
O análise e descrición de postos de traballo é a clave para realizar unha selección de persoal eficiente. Contámosche como facelo.
Si estás a ler isto, probablemente sexas ou queiras ser o/a encargado/a de realizar a selección de persoal da túa empresa ou proxecto. E nesta tarefa, debes ter clara unha cousa: Non pode existir unha empresa sen unha descrición de postos de traballo.
E non, non é algo tan só propio das empresas grandes, ao contrario do que se pensa moitas veces. Non lembro quen dixo unha vez: “Da igual liderar un exército de 10 persoas o de 1000; só precisas unha precisas unha boa estratexia“. O mismo sucede coas nosas empresas.
Así que debes ter claro que o primeiro punto da túa lista é concienciarte – e transmitirllo aos directores/as- da necesidade de invertir en políticas de RRHH para xestionar ao persoal. E concretamente, de apostar pola ferramenta de RRHH máis importante: o análise e descrición de postos de traballo (ADPT).
Por que é importante o análise e descrición de postos de traballo (ADPT)?
O ADPT é o elemento esencial da xestión do persoal e a columna da empresa. En ocasións, é considerado coma unha ferramenta común de xestión, sen darlle a importancia real que ten e merece. Mais a realidade é que empezar unha política de Recursos Humanos sen o análise e descrición de posto de traballo é comezar a casa polo tellado.
Coma responsables da selección de persoal e a súa xestión, debemos pensar en que persoal precisa a nosa empresa, para que e que obxectivo pretendemos acadar. Unha vez definamos unha premisa sobre a que traballar, deberemos seguir preguntándonos múltiples cuestións sobre o proceso que estamos a piques de comezar. Uns exemplos:
Como vamos a atraer o talento á nosa organización?
Como vamos a atraer o talento ou as boas persoas á nosa organización?
Como vamos a levar a cabo unha boa selección de persoal?
Como vamos a ser áxiles na nosa selección de persoal se non sabemos o que andamos a buscar?
Como garantimos a obxectividade na nosa selección de persoal?
Como vamos a seleccionar a persoas con valores axeitados á nosa cultura de empresa?
Como vamos a recoñecer as competencias necesarias en cada posto?
Como vamos a adecuar los perfís o posto?
Como vamos a valorar os postos de traballo?
Como vamos a desenvolver a avaliación do desempeño?
Como vamos a levar a cabo unha política retributiva correcta?
Como vamos a deseñar plans de carreira?
Como vamos a levar a cabo un plan de formación para á nosa organización?
Como lle transmitiremos os nosos traballadores e traballadoras as funcións, tarefas e responsabilidades que esperamos?
Como vamos a saber os fluxos de información e comunicación que existe entre as persoas da miña organización….?
E un largo etcétera.
Pode que chegado a este punto so post, algúns/as de vós pensedes que non temos razón e que a vosa organización funciona sen levar a cabo nada do que estamos a decir porque “sempre funcionou así”. De acordo, o compoñente do azar sempre xoga o seu papel e pode que tiveras sorte ata agora.
Pero en Galejobs cremos nun sistema organizado e argumentado para saber que estás escollendo ao candidato/a axeitado ás necesidades da túa empresa. Realizar a descrición e análise de postos de traballo (ADPT) non é obrigado; mais é o piar que fai que o departamento de Recursos Humanos funcione e se integre dentro da estratexia da empresa. É a diferencia entre lanzar os dados e cruzar os dedos ou analizar, planear e medir o noso traballo de forma que sempre teñamos motivos de peso para facer o que temos feito.
Para realizar a implantación dun sistema de ADPT, tenremos que crer na súa implantación e crear a necesidade dentro da organización para que, dende a Dirección ata o auxiliar, crean e colaboren no seu desenvolvemeto. Eso sí, deberemos implantar un sistema sinxelo e axeitado ao orzamento que temos. Non por ter un sistema complexo e costoso terá máis éxito, xa que pode crear desconfianza no persoal e ser visto coma unha perda de tempo.
Cal será o noso obxectivo en todo este proceso? Crear un sistema de ADPT sinxelo, accesible á organización, adaptable ás necesidades da mesma, dentro do orzamento marcado, consensuado e validado pola dirección… e o máis importante: confiar no sistema e USALO.
Como facer unha descrición e análise de posto de traballo
Os pasos para realizar unha axeitada descrición e análise de postos de traballo son:
Paso 1. Análise de postos de traballo
1.Crear un comité de expertos e expertas para o desarrollo
2.Recollida de datos, apoiados en entrevistas persoais, cuestionarios e observación directa.
Paso 2. Describir o posto de traballo.
A continuación, indicámosche os puntos que traballamos en Galejobs para realizar unha descrición completa do posto de traballo. Nas organizacións máis pequenas, poderemos prescindir dalgúns deles.
1. UBICACIÓN DO POSTO DE TRABALLO: Ubicación do posto, Organigrama, Colaboradores e pares directos
2. MISIÓN DO POSTO
3. RESUME DO POSTO
4. FUNCIÓNS E TAREFAS: Funcións principais, Esixencias do posto, Tarefas
5. DIMENSIÓNS DO POSTO
6. RESPONSABILIDADES DO POSTO: Sobre persoas, sobre bens, sobre a seguridade de outros, consecuencias sobre terceiros.
7. DECISIÓNS QUE TOMA
8. AUTONOMÍA, DISPONIBILIDADE E COMPLEXIDADE: Grao de autonomía do posto, Control sobre o posto, Disponibilidade do posto, Complexidade e problemas a resolver do posto.
9. RELACIÓNS INTERNAS E EXTERNAS: Relacións internas e externas
10. FONTES DE INFORMACIÓN: Fontes de información internas e externas
11. FORMACIÓN E EXPERIENCIA: Formación académica precisa previa ao posto, dividíndoa en básica, media, alta e superior; formación permanente esixida, formación complementaria, experiencia previa, outras experiencias complementarias
12. COMPETENCIAS: Competencias do posto, Grao de competencia requerido
13. APTITUDES E ACTITUDES: Aptitudes básicas requeridas e Actitudes básicas requeridas
14. AMBIENTE DE TRABALLO: Condicións ambientais, Esforzo Físico, Horarios
15. MEDIOS: Ferramentas, Instrumentos, Máquinas, Software, Outros
16. CONDICIÓNS DE TRABALLO: Esforzo físico, tareas repetitivas, posturas, traballos perigosos, tarefas complexas, nivel de esixencia, outros aspectos.
Ante todo lembra que la ADPT debe centrarse en datos obxectivos, non en xuizos de valor. Nunca debemos centrarnos na persoa que ocupa o posto actualmente e nunca deberá aparecer o nome de ningunha persoa na redacción.
Por último, a descrición do posto de traballo está viva e debe modificarse tanto se hai cambios internos da organización coma se hai cambios externos á mesma -xeralmente, relacionados coa nosa competencia e o noso mercado-.
Precisas axuda?
Galejobs pode axudarte a implementar esta ferramenta de Recursos Humanos.
- Queres realizar ti mesmo a descrición de postos de traballo da túa organización e precisas refrescar coñecementos e procesos? Formémoste con contados axeitados ás túas necesidades, ás do teu equipo e ás da túa organización. Contáctanos en formación@galejobs.com
- Precisas contratar unha consultora externa que elabore a descrición de postos de traballo da túa organización e queres solicitar un orzamento? Envíanos un email a comercial@galejobs.com ou solicítao no formulario da sección de Consultoría.
- Tes algunha dúbida nesta materia e simplemente precisas falar con alguén de RRHH especialista na materia? Envíanos un mail a rrhh@galejobs.com
Deixa unha resposta